وسام المنتدى
من طرف فيروز1 الثلاثاء يونيو 09, 2009 8:06 pmالصفات
الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمالالسكرتارية[/u][u] :
1.الصفات
الشخصية
2.الصفات
العلمية
3.الصفات
العملية
سأفصل
قليلاً :
أولاً
: الصفات الشخصية :
o أن
يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
o أن
يتميز باللباقة وحسن التصرف .
o أن
يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
o أن
يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
o أن
يكون قوي
الثقة بالنفس .
o أن
يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .
ثانياً
: الصفات العلمية :
o أن
يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال
السكرتارية .
o أن
يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
o أن
يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
o أن يكون قادراً على التعبير
بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .
ثالثاً
: الصفات العملية :
أن
يكون ملماً بما يلي :
o الطباعة
o الإملاء
o النسخ
والتصوير
o استعمال
الهاتف
o معالجة
المعلومات
o مهارة
الاتصالات
وغيرها .....
الدرس
الثاني : التعرف على أنواع السكرتارية
وأعمال كل نوع ...
أنواع السكرتارية :
خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص :
هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية
لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً
لثقة رئيسه به ولكفاءته في
العمل …
وتتلخص أعماله فيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل
مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في
ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات
والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل
معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمالالسكرتير المتخصص بشكل عام :
• دراسة ما يقدم له من قبل
رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية
لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من
الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق
والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
الله يخليك ديما نافح
